Suatu perjalanan ke sebuah tempat baru bisa jadi adalah perjalanan yang sangat kuantitatif (kejar semuanyaa…) apalagi kalau singkat. Hey, dua minggu itu sangat singkat lho, apalagi kalau perjalanan itu sangat menyenangkan. Contohnya, perjalanan saya ke Pulau Sumba.
Diawali pada awal Maret 2007, kantor LSM Burung Indonesia, menugaskan saya pergi ke Pulau Sumba, salah satu lokasi proyek Burung Indonesia yang terbilang sukses dalam banyak hal terutama tentang Taman Nasional Manupeu Tanadaru di Sumba Barat.
Kepergian saya bukan hanya sekedar berkunjung, namun mengatur sebuah kunjungan penting bagi para dewan Burung Indonesia yang mostly pejabat, sisanya masih juga orang penting. Kunjungan ini merupakan pertama kalinya bagi para Dewan Burung Indonesia selama kurun waktu lima tahun, para Dewan berkuasa. Dan jadilah saya, orang baru ini tertugaskan dan untungnya tidak terlalu panik untuk mengatur segala hal yang tentunya masih sebatas awan di benak pikiran.
Berbekal ilmu pengaturan dari kantor saya sebelumnya dan beberapa pengalaman mengatur dari organisasi pecinta alam yang saya sayangi, cukup berhasillah pengaturan ini. By the way, menurut kalian berhasil itu dari sudut apa ya?. Saya sendiri (ssttt…) tidak yakin. Tapi setidaknya bisa ikut saya menelaah dari sudut manapun tentang, apakah kata ‘selamat ya… kamu berhasil’ itu benar adanya.
Pertama, perencanaan yang baik. Hal ini sudah kadaluarsa dibahas karena sudah acapkali dituliskan, ucapkan, bahkan diisyaratkan. Highlight yang penting menurut saya adalah detail. Detail tentang hal-hal yang kecil, membuat kamu aware terhadap hal-hal yang besar. Coba analogikan, sebuah lukisan besar yang dilihat dari jauh memang indah, namun cobalah mendekat. Pelukis yang mengerti bahwa detail itu penting akan menggambarkan lukisannya secara detail. Semilir angin, guguran daun bahkan serat kain yang dikenakan oleh seorang kakek tua. Sekali lagi, detail dalam perencanaan adalah penting. How Can I Be Detailed? Ada beberapa tips agar bisa menjadi detail dan terkonsentrasi, perhatikan segala hal di depan matamu. Perhatikan semut beriringan, perhatikan serat kayu di meja kerjamu. Seperti membuang waktu memang, namun menurut saya cukup oke.
Kedua, pencatatan yang baik Beberapa waktu lalu, saya diributkan oleh pencarian seorang notulensi rapat. Masalahnya mereka tidak menemukan seorang notulensi yang dapat mencatat dengan baik segala hal yang terjadi di ruang rapat tersebut. Nah, masalah ini harusnya segera atasi, caranya dapat dengan mentandemkan dua orang notulensi rapat, satu orang mencatat, satu orang langsung mencatat di komputer portable dan mereka berdua saling mengingatkan. Apabila dirasa tidak efektif, carilah orang yang cermat dan cukup pintar mencatat. Kalau kekurangan sumber daya manusia, sebuah tape recorder juga akan sangat membantu.
Ketiga, dukungan dari teman sejawat. Nah, ini penting. Rasa kebersamaan bahwa ini adalah acara yang sangat penting dan berpengaruh kepada masa depan suatu lembaga, teman sejawat yang mengerti tanggung jawab dan posisi akan menjadi dewa penolong bagi seorang pengatur. Idealnya, semua ingin begini namun apabila tidak. Coba saran saya, berbicaralah secara jujur dan terbuka terhadap betapa pentingnya acara ini, selalu tersenyum bisa jadi tips klasik tapi kadang jarang dilakukan (secara kalau lagi ribet, gimana mau senyum…)
Keempat, selalu cek dan re-cek dan jangan pernah berasumsi. Hey, ini penting sekali. Ajak satu teman yang paling bisa diandalkan untuk membantu pengecekan dan pengalaman saya, jangan pernah berasumsi. Akibatnya banyak kejadian yang ternyata hanya hasil asumsi pribadi, kacaulah.
Kelima, jadilah diri kamu sendiri. Kalau ini tips aja untuk mengingatkan psikologis orang. Hehehe…
Masih banyak lagi, hal yang menentukan ‘selamat ya, kamu berhasil’ dalam melakukan suatu pelaksanaan acara. Tapi yang terpenting dari yang paling penting adalah kontrol terhadap diri sendiri. (Saya pun belum bisa! 
)
Selepas kepulangan saya dari Pulau Sumba, tiba-tiba saya diulurkan tangan mengucapkan selamat dan bahkan, meminta saya untuk menulis tips tentang pengaturan. Padahal, saya bukan orangnya lho. Anyway bus way, bertambah satu pengalaman menarik dalam satu kesatuan hidup saya. Hmm, I’m ready to rock.
Sekedarnya aja, Cici
